Polityka prywatności Wielkopolski Konwój Logistyka

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez firmę Wielkopolski Konwój Logistyka działającą w sektorze transportu i logistyki na terenie Polski.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Wielkopolski Konwój Logistyka (dalej: „Administrator” lub „Spółka”). Dane kontaktowe Administratora są udostępniane Klientom i Kontrahentom w umowach, korespondencji handlowej, na dokumentach firmowych lub stronie internetowej (jeśli jest prowadzona).

1.3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz krajowymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

2. Zakres gromadzonych danych osobowych

2.1. W związku z działalnością w branży transportowo‑logistycznej Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, PESEL (w uzasadnionych przypadkach),
• dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres e‑mail, numer telefonu,
• dane dotyczące realizacji zleceń transportowych i logistycznych: informacje o przesyłkach, trasach, miejscach załadunku i rozładunku, danych odbiorców i nadawców,
• dane kierowców i osób odpowiedzialnych za kontakt operacyjny: imię, nazwisko, numer telefonu, e‑mail, numer prawa jazdy lub identyfikator pracowniczy (w zakresie koniecznym do realizacji usług),
• dane rozliczeniowe i finansowe: numer rachunku bankowego, dane do faktury, informacje o płatnościach,
• dane pozyskane w toku korespondencji (e‑mailowej, telefonicznej, pisemnej) oraz w trakcie składania zapytań ofertowych lub reklamacji.

2.2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w wielu przypadkach niezbędne do zawarcia i realizacji umowy lub do udzielenia odpowiedzi na zapytanie.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

• zawarcie i realizacja umów transportowych, logistycznych oraz pokrewnych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności w zakresie rachunkowości, podatków, archiwizacji oraz przepisów transportowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• prowadzenie bieżącej komunikacji biznesowej, w tym udzielanie odpowiedzi na zapytania, przygotowanie i przedstawianie ofert, obsługa reklamacji (art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO),
• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, zabezpieczenie dokumentacji na potrzeby postępowań sądowych lub administracyjnych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• prowadzenie działań marketingu bezpośredniego własnych usług (w granicach prawnie uzasadnionego interesu Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO – lub na podstawie zgody, jeśli jest wymagana – art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
• zapewnienie bezpieczeństwa osób, mienia oraz informacji, w tym ewentualne stosowanie systemów monitoringu wizyjnego w siedzibie i obiektach Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3.2. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę, przy czym nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. Odbiorcy danych osobowych

4.1. Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• podwykonawcom i partnerom biznesowym zaangażowanym w realizację usług transportowych i logistycznych (np. przewoźnicy, spedytorzy, magazyny, operatorzy przeładunkowi),
• dostawcom usług informatycznych, serwisowych, telekomunikacyjnych i hostingowych, w zakresie niezbędnym do utrzymania systemów i narzędzi używanych przez Administratora,
• biurom rachunkowym, doradcom podatkowym, kancelariom prawnym oraz innym doradcom, jeśli jest to uzasadnione interesem prawnym lub gospodarczym,
• bankom i operatorom płatności w związku z rozliczeniami finansowymi,
• firmom kurierskim i pocztowym w celu doręczania korespondencji i przesyłek,
• organom publicznym, sądom, organom ścigania lub nadzorczym – w zakresie wymaganym przepisami prawa.

4.2. Administrator co do zasady nie przekazuje danych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeśli w wyjątkowych przypadkach będzie to konieczne (np. realizacja transportu międzynarodowego poza EOG), przekazanie danych nastąpi wyłącznie na zasadach zgodnych z RODO, przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń.

5. Okres przechowywania danych

5.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub uzasadniony dla dochodzenia i obrony roszczeń.

5.2. W szczególności:

• dane związane z zawarciem i realizacją umów – przez czas trwania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
• dane rozliczeniowe i finansowe – przez okres wymagany przepisami o rachunkowości i podatkach,
• dane przetwarzane w oparciu o zgodę – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania,
• dane przetwarzane w celach marketingowych – do zgłoszenia sprzeciwu lub wycofania zgody, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

6.1. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych, w tym uzyskania kopii danych,
• prawo sprostowania (poprawiania) danych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach określonych w RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo przenoszenia danych w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy, a dane przetwarzane są w sposób zautomatyzowany,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce – jeśli osoba uzna, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami.

6.2. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych udostępnionych przez Spółkę (np. na stronie internetowej, w umowie, na dokumentach firmowych).

7. Zasady bezpieczeństwa danych

7.1. Administrator dokłada należytej staranności, aby zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych, w szczególności poprzez:

• stosowanie środków technicznych i organizacyjnych adekwatnych do ryzyka naruszenia praw i wolności osób,
• ograniczanie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych i odpowiednio przeszkolonych,
• stosowanie zabezpieczeń informatycznych, haseł, szyfrowania (tam, gdzie jest to uzasadnione), kopii zapasowych,
• regularne przeglądy stosowanych środków bezpieczeństwa i ich aktualizację.

7.2. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Administrator podejmie działania przewidziane przez RODO, w tym – jeśli będzie to wymagane – poinformuje właściwy organ nadzorczy oraz osoby, których dane dotyczą.

8. Pliki cookies i dane eksploatacyjne (jeśli dotyczy strony internetowej)

8.1. Jeśli Wielkopolski Konwój Logistyka prowadzi stronę internetową, może ona wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony,
• dostosowania treści do preferencji użytkownika,
• tworzenia statystyk odwiedzin i analizy ruchu na stronie.

8.2. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia plików cookies za pośrednictwem ustawień swojej przeglądarki internetowej. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony.

9. Zmiany Polityki prywatności

9.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, sposobu przetwarzania danych lub rozwoju świadczonych usług.

9.2. Zaktualizowana wersja Polityki będzie obowiązywać od momentu jej opublikowania lub udostępnienia w inny przyjęty przez Administratora sposób.

10. Kontakt

10.1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw opisanych w niniejszej Polityce prywatności należy kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych przekazanych przez Wielkopolski Konwój Logistyka (np. na stronie internetowej, w korespondencji handlowej lub dokumentach umownych).